Outsourcing av leverantörsreskontra: Fördelar och nackdelar

Att hantera dina relationer med säljare och leverantörer är utmanande nog.

När komplikationer uppstår i dina leverantörsreskontraprocesser kan de hämma din företagstillväxt.

I värsta fall kan en dåligt fungerande leverantörsreskontraprocess till och med bli en belastning för ditt företag.

Av dessa skäl försöker många företag effektivisera sin ekonomi- och redovisningsverksamhet genom att införa och integrera automatiserade verktyg för leverantörsreskontra och genom att omstrukturera sina interna processer för en affärsmiljö i det 21:a århundradet.

Enligt en studie hade 78 % av de företag som är bäst i sin klass infört teknik för hantering av e-fakturor, jämfört med endast 38 % av deras kämpande konkurrenter. Studien visade också att de bästa AP-avdelningarna i klassen som förlitade sig på automatisering av inköp-till-betalning (P2P) fick det största strategiska värdet.

Men att anta ny teknik innebär en helt ny utmaning i sig, särskilt för små och medelstora företag.

Hurtiga utmaningar inom leverantörsreskontra

Många leverantörsreskontraavdelningar är fortfarande beroende av kostsamma och tröga äldre system som optisk teckenigenkänning (OCR). Vissa är fortfarande starkt beroende av pappersfakturor och checkar. Att utbilda sin personal och se över sina interna processer är en kostsam och betungande uppgift som därför skjuts upp.

De företag som kan införliva automatisering, e-fakturering och andra effektivitetsverktyg kommer dock att få ett försprång gentemot sina konkurrenter. De kommer till och med att förneka många av de problem som har plågat AP-avdelningar i årtionden.

För att skaffa sig de resurser som krävs för att effektivisera sina interna processer vänder sig små och medelstora företag ofta till outsourcingföretag för leverantörsreskontra för att fylla luckan. Det finns för- och nackdelar med detta tillvägagångssätt.

Vad är Accounts Payable Outsourcing?

Accounts payable outsourcing är en metod som går ut på att anlita en tredje part för att sköta din organisations AP-processer. AP-leverantörer kommer fullt utrustade med verktyg, färdigheter och teknik, inte bara för att hantera dina befintliga funktioner för leverantörsreskontra utan också för att integrera nya funktioner för att ge dig en mer strömlinjeformad miljö.

De bästa leverantörerna tar inte bara över dina AP-uppgifter. De förbättrar och utökar dem.

Outsourcing av leverantörsreskontra är inte för alla. Vissa företag hanterar känsliga finansiella uppgifter, vilket gör det svårt eller omöjligt för dem att lämna över dem till tredje part. Andra företag föredrar att införa ny teknik och nya processer internt i stället för att överlämna kontrollen över sin verksamhet till en annan organisation.

Oavsett detta kan outsourcingtjänster för leverantörsreskontra vara en fördel för de företag som inte har tid, medel eller kapacitet att omvandla sina interna AP-processer.

Fördelarna med att outsourca leverantörsreskontraprocesser

Outsourcing är inte bara att flytta manuella arbetsuppgifter, som datainmatning, till en outsourcad leverantör. Enligt de flesta fallstudier använder företag vanligtvis processoutsourcing för att lägga till värde till sin verksamhet och förbättra AP dramatiskt.

Här är bara några av fördelarna med outsourcing.

Kostnadsbesparingar

De flesta kostnadsbesparingar för leverantörsreskontra som kommer från outsourcing är ett resultat av att man undviker omkostnader.
Att anställa ny personal och att utbilda dina befintliga anställda för att följa nya metoder och använda ny teknik är dyrt, både i form av monetära kostnader och tid. Dessutom är det nödvändigt att införa ny teknik, även om det är nödvändigt, men det kostar en hel del pengar.

Processkostnader kan också bli höga. Enligt en studie från American Productivity and Quality Center betalade de 25 procent av de undersökta organisationerna som låg lägst 10 dollar eller mer för varje faktura de behandlade. Samtidigt kunde de 25 % som låg i topp göra samma uppgifter för 2,07 dollar eller mindre.

Och även om en del av skillnaderna i samband med dessa kostnader är baserade på organisationernas branscher, tenderade organisationer som hade infört automatisering av leverantörsreskontra att se minskade kostnader.

Mer resurser

Outsourcade leverantörsleverantörer av leverantörsreskontra har alla resurser som de behöver för att optimera din process, inklusive automatiserings- och rapporteringsverktyg. Istället för att gå igenom processen att förvärva dessa verktyg själva väljer många företag att outsourca för att få tillgång till deras fördelar till en bråkdel av kostnaden.

Integration av redovisningssystem

Oavsett ditt nuvarande redovisningssystem har de bästa leverantörerna av outsourcing av leverantörsreskontrakt verktygen för att integrera med det. Om du är trött på ditt nuvarande system kan en leverantör till och med hjälpa dig att ta in ett nytt system.
Enklare integration hjälper dig att komma igång snabbt så att du kan se värdet omedelbart.

Snabbare resultat

Om du inte har tillgång till tekniker som ger dig AP-automatisering, arbetsflöden och andra tidsbesparande verktyg, kan din utkontrakterade leverantör träda in för att leverera dem till en bråkdel av kostnaden. Om du fortfarande är beroende av besvärliga processer och gammal teknik kan outsourcing hjälpa dig att se resultat snabbare och tydligare.

Starkare säkerhet

I takt med att affärsvärlden expanderar och försörjningskedjorna sträcker sig allt längre över hela världen, blir betalningarna till leverantörer och andra serviceentreprenörer ännu mer komplicerade. Även små företag måste förlita sig på leverantörer på många platser för att kunna leverera sina produkter och tjänster till kunderna.

Men utan rätt effektivitet och rapporteringsverktyg eskalerar risken för betalningsbedrägerier och bristande efterlevnad från leverantörer i takt med att företagen växer.
Enligt 2018 års undersökning om betalningsbedrägerier och kontroll från Association for Financial Professionals (AFP) drabbades faktiskt 78 % av alla undersökta organisationer av betalningsbedrägerier under 2017. Bland de som drabbades av bedrägerier uppgav 92 % att attackerna tillsammans kostade minst 0,5 % av organisationens årliga intäkter.

Medelstora företag har ofta inte lyxen att anställa ett robust team av säkerhetsexperter och inte heller resurserna för att genomföra omfattande revisioner och eliminera risker. För att få de säkerhetsverktyg och den kompetens de behöver förlitar sig många små och medelstora företag på outsourcingtjänster från större och mer sofistikerade AP-experter.

I många fall är outsourcing det enklaste sättet att eliminera pappersfakturor, checkar och kvitton. Pappershantering har länge varit en av de viktigaste källorna till problem för leverantörsreskontrasexperter, särskilt när det gäller bedrägerier.

Mindre fel

Det finns inget värre än att genomföra en leverantörsreskontragranskning och upptäcka fel. Fel leder inte bara till kostnader. Beroende på vilka regler som gäller för din bransch kan felen till och med leda till problem med efterlevnaden.

Även ett litet fel, till exempel en felaktig betalning till en leverantör, kan orsaka allvarliga problem vid en revision.

AP Outsourcingföretag följer inte bara bästa praxis när de utför sitt arbete. De införlivar teknik som identifierar fel innan de blir skulder.

Omständigheterna med outsourcing av leverantörsreskontraprocesser

Trots de otaliga fördelarna med outsourcing av dina AP-processer är det kanske inte det bästa valet för dig. Du kanske har tveksamheter om att arbeta med en tredje part, eller så kanske det inte är ett rimligt val i din bransch.

Här är några av anledningarna till att du kanske vill undvika outsourcing.

Handling over Control

Företag som är vana vid att sköta leverantörsreskontra i egen regi är också vana vid en viss nivå av kontroll. Om du till exempel övervakar AP-avdelningen kan du njuta av att du kan gå in i ett rum och tala med din personal när du vill.

När du outsourcar har du inte lika mycket insyn i processen och inte heller lika mycket kontroll över hur processen fungerar.

Omständigheter kring sekretess

Omständigheter kräver oundvikligen att du överlämnar data till en tredje part. Dessa uppgifter lagras sedan på deras interna servrar eller i ett datacenter via molnet. Beroende på din bransch kan du behöva uppfylla stränga integritetsnormer för att undvika böter och andra påföljder.

Innan du lägger ut AP på entreprenad bör du granska leverantörens integritetspolicy och datasäkerhetsåtgärder för att se till att de uppfyller dina normer. Om du hanterar känsliga finansiella uppgifter, information om reserverade rättigheter eller andra konfidentiella uppgifter ska du vara säker på att din outsourcade leverantör kan leva upp till dina integritetsbehov.

Duplikeringsutmaningar

Företagen outsourcar sin leverantörsreskontraverksamhet delvis för att få tillgång till bättre verktyg och processer. Naturligtvis kan denna snabba förändring av processerna orsaka problem internt, särskilt om dina anställda är vana vid dina gamla rutiner.

I dessa fall finns det ibland en möjlighet att vissa poster kommer att dupliceras. Innan du outsourcar är det klokt att utbilda dina anställda om den nya processen så att de kan arbeta tillsammans med din outsourcade leverantör.