Register över intressenter i projektledning
Vad är betydelsen av att ha ett korrekt register över intressenter för projektledning? Hantering av intressenter är en av de viktigaste processerna i ett projekts livscykel. Det är en typ av strategisk förvaltningsprocess som smarta projektledare följer för att få stöd för sina projekt från andra, både internt och externt. Intressenter kan vara en individ, en organisation, ett samhälle, en grupp människor, en investerare som kan påverka eller påverkas av resultaten av ett projekt, eller en organisation. De kan ha positiva eller negativa effekter och de kan vara antingen interna eller externa till organisationen. Ett register över intressenter skapas för att dokumentera vilka som påverkas av projektet och vilka som har inflytande och påverkan på projektet. Det innehåller information för att hantera projektets intressenter som har olika nivåer av intressen och påverkan på projektets mål. I den här artikeln kommer vi att diskutera vikten av intressenthantering och ge ett exempel på en mall för ett intressentregister för att hjälpa dig att hantera projektets intressenter på ett effektivt sätt.
Integritetshanteringens betydelse för ett projekts framgång
Interessenterna kan vara positiva, negativa, interna eller externa till projektet eller organisationen. Avdelningschefer, projektsamordnare, projektgruppsmedlemmar, verkställande chefer, styrelsen och projektsponsorer är exempel på interna intressenter vars verksamhet påverkar eller påverkas av projektet.
Externa intressenter är de som står utanför projektets organisation. Försäljare, leverantörer, tillsynsmyndigheter, myndigheter, samhällen och organisationer är exempel på externa intressenter.
Att intressenterna är nöjda är ett viktigt framgångskriterium för alla typer av projekt. Oavsett om du hanterar ett sofistikerat IT-projekt eller ett litet kontorsbyggnadsprojekt måste du uppfylla dina intressenters krav. För framgångsrika projektledare är det en god praxis att fullt ut engagera alla positiva intressenter med hjälp av effektiva kommunikationsverktyg och tekniker baserade på en strategi för att få deras stöd.
Hantering av intressenter är en repetitiv process som utförs under ett projekts livscykel. Även om det finns många verktyg och tekniker tillgängliga för utveckling av en intressentstrategi är intressenthantering en unik process för projektet. Därför bör den skräddarsys med hänsyn till projektets egenskaper.
Identifiering av viktiga projektintressenter processen kommer strax efter undertecknandet av projektstadgan. Därefter måste du dokumentera informationen om intressenterna i ett register. Med andra ord skapar du intressentregistret när projektstadgan är undertecknad.
När börjar vi intressentanalysen?
En av de första sakerna som en projektledare bör göra är att börja identifiera intressenterna i början av ett projekt. Allt som har med intressenthantering att göra börjar med att ställa dessa enkla men effektiva frågor;
- Vem kan påverkas av projektets resultat?
- Vem kan påverka projektmålen?
Detta kommer att utgöra en startpunkt för din intressenthanteringsprocess.
Hantering av intressenter
För att prata om mallen för intressentregistret är det viktigt att ta en titt på identifiering och utvärdering av intressenter.
Identifiering
Det är ganska lätt att identifiera vissa intressenter – projektledare, projektgrupp, kund, styrelse, investerare osv. Å andra sidan är det inte lätt att identifiera vissa intressenter som har potentiella effekter. Genom att analysera intressentregistren för tidigare projekt ökar din chans att förstå hur de interagerar med projektet.
Nedanstående tips kan vara till hjälp;
- Arbeta tillsammans med din sponsor för att identifiera dem på de primära nivåerna.
- Brainstorm med ditt projektteam för att identifiera individer och grupper
- Behöv expertkunskap
- Analysera register över tidigare och liknande projekt.
Utvärdering
Olika typer av intressenter kan ha olika påverkan på dina projektmål. Deras påverkansnivå är inte densamma. Om du vill använda din tid och dina resurser effektivt när du hanterar intressenter måste du klassificera dem enligt deras makt och intressen. Intressenterna kan utvärderas enligt följande faktorer:
- Krav
- Kommunikationsbehov
- Förväntningar
- Inflytande
- Intresse
- Makt
Mall för intressentregister
Interessentregistret är ett av de viktigaste projektdokumenten som hjälper till att klassificera, identifiera och bedöma projektets intressenter. Intressentregistret besvarar många frågor om intressenterna. Följande är några av dem;
- Vad är intressenternas namn och kontaktuppgifter?
- Vad är intressenternas förväntningar och krav?
- Vem är de mest kritiska intressenterna?
- Vad är kommunikationsmetoderna för att hantera intressenterna?
- Vad är intressenternas konsekvensnivå?
Grundläggande är att ett register över intressenter skapas i de tidiga faserna direkt efter att projektstadgan har undertecknats. Identifiering av intressenter är det första steget för att skapa ett register över intressenter. Intressenter kan identifieras genom att granska tidigare och liknande projektregister, brainstorming med projektgruppen, möte med projektsponsorn och utforska de leverantörer som är involverade i projektet
Efter intressentidentifieringen kommer intressentanalysen, klassificeringen och hanteringsprocesserna.
PMBOK-guiden rekommenderar verktygen nedan för intressentklassificering;
1. Power/interest grid
2. Power/influence grid
3. Influence/impact grid
4. Salience model
Interessenterna klassificeras enligt deras makt, inflytande, påverkan och intresse för ett projekt. Dessutom kan de klassificeras enligt deras brådska och legitimitet.
Exempel på intressentregister
Typiskt sett innehåller ett intressentregister nedanstående information;
– Namn,
– Avdelning
– Titel
– Roll i projektet
– Förväntningar
– Inflytande (lågt/högt)
– Påverkan (lågt/högt)
– Kategori
Ett register över intressenter innehåller kolumner som behandlar specifika frågor. Det kan anpassas med hänsyn till projektets krav. Nedanstående figur visar ett exempel på ett intressentregister.
Notera att intressentregistret är ett levande dokument som bör hållas uppdaterat under projektets livscykel. Det innehåller information om alla viktiga projektintressenter och deras attribut.
Intressentregister är viktiga projektledningsdokument som bör hållas uppdaterade under hela projektets livscykel. Det är ett levande dokument som hjälper projektgruppen att indexera alla projektets intressenter. I takt med att projektet fortskrider förändras intressenterna och deras påverkan på projektet. Nya intressenter tillkommer och vissa intressenter förlorar sin uppmärksamhet på projektet. Deras makt och inflytande på projektet förändras också. Dessutom måste intressentregistret vara ett konfidentiellt dokument eftersom det innehåller så mycket information om olika personer och organisationer.
För en framgångsrik projektledning kan man aldrig förneka betydelsen av ett intressentregister.
Fördelar med intressentregistret
Som projektledare bör du vara medveten om detta faktum: Intressenter kan göra allting antingen svårt eller lätt. Och allt tenderar att förändras i ett projekt eftersom projekt är dynamiska till sin natur. En individ eller grupp kan vara intresserad av ditt projekt till en början men kan förlora intresset med tiden. Eller så kanske en grupp inte vill att du ska förverkliga ett projekt som du har åtagit dig.
Hur kan vi hantera alla dessa faktorer? Svaret är enkelt: Använd intressenterna för att komma fram till. När du hanterar ett projekt kan klassificering, identifiering och bedömning av intressenternas kravstudier rädda dig. Att skapa ett register är enkelt, det är bara att skriva något på en datorskärm. Att ha ett komplett register hjälper oss att hantera vår begränsade tid på ett framgångsrikt sätt samtidigt som vi hanterar ett antal frågor i projekt.
Sammanfattning
Hantering av intressenter spelar en nyckelroll för att ett projekt ska lyckas. Felaktig hantering av projektets intressenter som har stor makt och stora intressen kan bidra till att projektet misslyckas. Därför måste projektteamen utföra en snabb och noggrann intressentanalys, klassificering och prioritering med hänsyn till intressenternas möjligheter att påverka projektet.
Det är en bra metod att skapa registret så tidigt som möjligt. Det finns olika exempel och mallar tillgängliga på internet. Du kan ladda ner dem, anpassa dem till projektets krav, lägga till kolumner vid behov och använda dem för ditt projekt för att indexera intressentinformationen. Den föreslagna mallen i den här artikeln, som visar hur intressentregistret kan se ut, är också användbar för dig.
I den här artikeln diskuterar vi vikten av intressenthantering och ger ett exempel på en mall för intressentregister. Observera att detta är ett viktigt ämne som bör vara känt ur PMP Certification Exam synvinkel. Du kan lägga till eller dela med dig av vad du vill genom att använda kommentarsfältet nedan.
Se också
Salience Model
External References
pmi.org
Wanda är chef för Blue Horizons Professional Training Services som fokuserar på leverans av PMI-SP, Stakeholder Management och andra projektrelaterade workshops, utbildning, mentorskap och konsulttjänster. Hon har en doktorsexamen i projektledning från Harward University.
Taggar: PMBOK Guide pmbok stakeholderregister projektledning stakeholderregister stakeholderregister stakeholderregister stakeholderregister stakeholderregister stakeholderregister stakeholderregister i projektledning stakeholderregister vad är ett stakeholderregister?