Det händer sällan att du har alla resurser enligt schemat för att slutföra projektet. Även om du har dem kan varje risk under projektets genomförande ta bort den friheten och du måste klara dig med färre resurser.
Även när du har alla nödvändiga resurser är det ditt ansvar som projektledare att använda resurserna effektivt och spara kostnader för företaget.
För att uppnå dessa mål använder du resursoptimeringstekniker. Två sådana resursoptimeringstekniker är följande:
- Resource Leveling
- Resource Smoothing
Dessa tekniker gör det möjligt för dig att slutföra projektet med minsta möjliga hinder.
Resource Leveling
Du använder resource leveling när du har begränsade resurser och du kan förlänga tidsplanen.
Resursutjämning används när:
- En kritisk resurs kanske inte finns tillgänglig under en viss tidsperiod;
- En kritisk resurs kanske inte finns tillgänglig vid en viss tidpunkt;
- Du måste dela en resurs med ett annat projekt;
- Efterfrågan på en resurs överstiger tillgången.
Du använder också den här tekniken när du måste hålla en viss resursanvändning på en konstant nivå.
I resource leveling ombeds du att optimera de begränsade resurser som du får. Här är schemat inte fastställt.
Resource leveling svarar på frågan om när du kommer att kunna slutföra projektet med de givna resurserna.
Resource leveling kallas ibland resource constrained scheduling (RCS). Om resurserna inte är tillgängliga kan projektets varaktighet ändras.
Ett exempel från den verkliga världen
Säg att du håller på att ta fram en tidsplan för ett projekt som ska bygga en tvåvåningsbyggnad. För att bygga första våningen har du tillräckligt med ställningar, men för andra våningen behöver du extra ställningar.
Så du letar inom din organisation och finner att du kan ordna extra ställningar från ett annat projekt, men en vecka senare än vad du behöver.
Så du försenar byggnadsaktiviteterna på andra våningen med en vecka.
Detta är ett exempel på resursutjämning där du förlänger schemat för att få resursen.
Resursutjämning
Du använder resursutjämning när du måste optimera resurserna och du inte kan förlänga schemat. 
Då du inte kan förlänga schemat förblir datumet för projektets slutförande och den kritiska vägen desamma. Här kan aktiviteterna inte fördröjas mer än deras totala och fria flottör.
Användning av flottör i den här tekniken gör att du förlorar lite flexibilitet från din väg, men schemat blir optimerat, effektivt och kostnadseffektivt.
I resursutjämning måste du vara försiktig så att du undviker att fördröja aktiviteterna, eftersom det kan påverka den kritiska vägen.
Tiden är den viktigaste begränsningen här. Du har ett fast schema och ombeds optimera resurserna.
Resursutjämning är också känd som tidsbegränsad schemaläggning (TCS). Projektets slutdatum kan inte ändras, och du måste optimera resurserna inom ramen för det flytande datumet.
Ett exempel från den verkliga världen
Vad sägs om att du vill ansöka om PMP-examen och har avsatt 60 timmar för att studera under tre månader. Detta motsvarar 20 timmar per månad.
Men när du planerar datumet för provet upptäcker du att det enda tillgängliga datumet är om fyra månader. Nu måste du fördela dessa 60 timmar över fyra månader, vilket innebär 15 timmar per månad.
Detta är ett exempel på resursutjämning. Eftersom du har tillräckligt med tid finns det ingen anledning att använda alla 60 timmar på tre månader. Du kan lätta på bördan under dessa tre månader och använda den fjärde månaden också.
Skillnaden mellan resursutjämning och resursutjämning
Nedan följer några skillnader mellan resursutjämning och resursutjämning:
- I resursutjämning kan slutdatumet för projektet ändras, medan det inte ändras vid utjämning.
- I resursutjämning ändras den kritiska vägen (ökar i allmänhet) medan den inte gör det i resursutjämning, och aktiviteterna kan fördröjas inom sitt flöde.
- Resursutjämning utförs vanligen efter resursutjämning.
- I resursutjämning är resurserna det huvudsakliga begränsningsmomentet medan projektets slutdatum är ett begränsningsmoment i resursutjämning.
- Resursutjämning används när resurserna är under- eller överallokerade. Resursutjämning används när resurserna är ojämnt fördelade.
- Resursutjämning kan tillämpas på aktiviteter på den kritiska vägen medan man vid resursutjämning inte rör aktiviteter på den kritiska vägen.
Likheter mellan resursutjämning och resursutjämning
Nedan följer några likheter mellan dessa två tekniker:
- Båda hjälper dig att optimera resursutnyttjandet
- Båda hjälper dig vid schemaläggning av nätverksanalyser
Resursutjämning och resursutjämning är olika tekniker och de används under olika situationer. Det är inte alltid nödvändigt att använda båda teknikerna; i det här blogginlägget nämnde jag att resursutjämning vanligtvis sker efter resursutjämning.
Detta stämmer inte i alla fall; du kan använda en av dem eller båda. Men om du använder dem båda, brukar resursutjämning vanligtvis följas av resursutjämning.
Sammanfattning
Resursutjämning och resursutjämning är två resursoptimeringstekniker som, om de används i ett projekt, ökar chansen att slutföra projektet inom de godkända baslinjerna för kostnad och tidsplan. Resursutjämning används för att balansera efterfrågan och utbud av resurser och resursutjämning hjälper till att säkerställa ett enhetligt resursutnyttjande. Dessa tekniker används också på grund av lagstadgade eller regulatoriska krav. Oavsett vilket hjälper dessa tekniker dig att optimera resurserna i ditt projekt.