Tänker du på ett kontorsledarjobb?
”En kontorsledare ansvarar för allt som kan påverka livskvaliteten på kontoret”, säger Jase Bergen, som är kontorsledare för ett underhållningsföretag i New York City. ”Om det är trasigt är det bäst att du fixar det – inga ursäkter. Det är bara att göra det. Och när sex saker går sönder samtidigt måste man hålla sig lugn och ha sinnesnärvaro nog att ta reda på vad som måste åtgärdas först.”
Få roller är så viktiga på ett kontor som kontorschefens. Kontorschefer som ansvarar för att sprida information i hela organisationen och för att samordna insatser från leverantörer, ledning och support ser till att alla arbetar tillsammans för att nå företagets övergripande framgång. Kan du klara av uppgiften?
Beskrivningen av ett jobb som kontorschef omfattar ofta prissättning av kontorsmaterial, hantering av löner, kontroll av småpengar, övervakning av stödpersonal och intervjuer av arbetssökande. En kontorschef måste utöva ett gott omdöme varje dag, och varje brist kan innebära uppsägning.
Tänk på människorna
Utrustning är inte det enda som behöver regelbundet underhåll och stöd i en organisation. En stor del av kontorschefens arbete består i att motivera och samordna andra för att se till att alla arbetar produktivt tillsammans mot ett gemensamt mål.
”Tricket med att vara en bra kontorschef är att förtjäna människors respekt”, säger Bergen. Det innebär att din personal och dina chefer ska veta att de kan räkna med att du gör det rätta för alla, gång på gång. Ibland innebär detta att du måste stå upp för det du vet är rätt, även om en kollega – eller din chef – inte håller med om ditt beslut.
”Ditt rykte är allt”, förklarar Bergen.
”Omedelbar tillfredsställelse”
”Även om en kontorschef ofta arbetar under stor press eftersom hennes ansvarsområden är så omfattande är hennes tillfredsställelsenivå också hög. I en undersökning som genomfördes 2004 av International Association of Administrative Professionals (IAAP) rapporterade kontorscheferna att det som de gillade bäst med sitt arbete var att omedelbart kunna se resultatet av deras arbete i form av ökad produktivitet och effektivitet på kontoret.
Den ideala kontorschefen
Jack Deal, en beteendepsykolog som specialiserat sig på affärsfrågor, har sammanställt följande lista över nödvändiga färdigheter för den ideala kontorschefen.
- Förstklassiga datorkunskaper.
- Utmärkt bemötande i telefon.
- Verbal förmåga: Om en tjänstemannaledare inte kan tala bra, vilket intryck kommer hon då att ge? På många företag är flytande kunskaper i främmande språk också en tillgång.
- Goda skriftliga färdigheter: Förmågan att använda korrekt grammatik, syntax och logik när man skriver är avgörande.
- God organisationsförmåga: Att inte kunna hitta eller komma åt viktig information på ett effektivt sätt kan skada ett företag.
- Ledaregenskaper: Kontorschefer bör kunna övervaka andra och ha en vilja att använda men inte missbruka makt.
- God arbetsmoral: Det är också viktigt att komma i tid och stanna tills arbetet är klart.
- Lagspelarförmåga: Förmågan att dela med sig av information när det är relevant och hjälpa till med förbättringar.
Att komma in
Om du är en administrativ assistent som är intresserad av att bli kontorsledare kan du kontakta din personalavdelning för att se om det finns några relaterade interna utbildningsprogram tillgängliga. Enligt IAAP erbjuder många stora företag utbildnings- och yrkesutvecklingskurser för att förbereda dig för kontorsledning.
Den självlärda chefen
Administratörer kan också utveckla ledarkunskaper på egen hand, och många lär sig dessa färdigheter på jobbet, enligt Annette Dubrouillet, vd och ägare till Continuum i Springfield, Virginia.
Som konsult, föreläsare och personlig coach som regelbundet arbetar med administrativa yrkesgrupper rekommenderar Dubrouillet administratörer att utveckla färdigheter för att stärka sin egen förmåga. ”Administratörer måste ansvara för sin egen professionella utveckling, sin egen mentala hälsa inom sitt arbete och sina egna färdigheter, oavsett om det sker genom nätverkande, utbildningsseminarier eller genom att hitta en coach”, säger hon.
Lär dig mer om administrativa karriärer.
Lär dig mer om företagskarriärer.