Nästan alla råd om tidshantering som du någonsin har läst betonar vikten av att lägga mer tid på viktiga uppgifter och mindre eller ingen tid på allt som distraherar dig från dina produktivitetsmål.
Men tänk om du kunde ta det ett steg längre och fördela din tid utifrån uppgifter med högt värde och aktiviteter med lågt värde.
Syftet med 60-30-10-regeln kan göra just det för dig och ge dig ett ramverk för hur du ska fördela din tid på dina uppgifter.
Denna regel sätter upp en struktur som ger dig en bättre uppfattning om vilka uppgifter som är värda att göra vid vilken tidpunkt på dagen.
60 % är den högsta nivån, 30 % är den mellersta nivån och 10 % är den lägre nivån.
Regeln 60-30-10 innebär att du avsätter 60 % av din arbetsdag till aktiviteter av högt värde, 30 % till uppgifter av lågt värde som ändå främjar dina mål och 10 % till andra aktiviteter som kan hjälpa dig att förbereda dig för morgondagen.
Om du är bekant med investeringar kan du tänka på denna tidshanteringsmodell som din tidsportföljsallokering över olika uppgifter.
60% toppnivå till högvärdiga uppgifter
Det kommer alltid att finnas mer att göra än det finns tid att göra dem. ”Om du inte ägnar lämplig uppmärksamhet åt det som har din uppmärksamhet kommer det att ta mer av din uppmärksamhet än vad det förtjänar”, säger David Allen i sin bok Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
Det är lätt att bli upphetsad av uppgifter och försöka ta på sig för mycket varje dag, men om du gör det kommer du att spendera din energi överallt utan att åstadkomma de viktigaste sakerna för dagen.
För att förbättra dina resultat och få mer gjort ska du separera ditt arbete med högt värde från alla andra aktiviteter. Minst 60 procent av din dag bör avsättas för alla dina högvärdiga uppgifter.
”Du måste bestämma dig för vilka dina högsta prioriteringar är och ha modet att på ett trevligt, leende och icke-apologetiskt sätt – säga nej till andra saker. Och sättet att göra det är att ha ett större ja som brinner inombords”, hävdar Stephen Covey, känd för sin populära bok The 7 Habits of Highly Effective People.
Högvärdiga uppgifter bidrar till ditt långsiktiga uppdrag, dina värderingar och mål. Det är saker som den bok du vill skriva, presentationen du vill göra för en befordran, säljsamtalen och företaget du planerar att starta.
För varje stort mål identifierar du de enskilda uppgifterna och väljer vad du vill fokusera på för dagen. Gör det först på morgonen när du är mest aktiv.
För att åstadkomma resultat av högt värde krävs att vi prioriterar uppgifter som i slutändan ger ett värdefullt och värdefullt resultat.
För att göra mer arbete av högt värde ska du ta en titt på allt du har på din tallrik. Undersök dina mikroaktiviteter, eller uppgifter/leveransobjekt. Stämmer de överens med den större bilden av vad du försöker uppnå? Välj ut det du tycker är viktigast, frigör lite utrymme och arbeta bara med dina viktigaste mätbara och uppnåeliga mål – det handlar om att fokusera på uppgifter som ger mervärde.
30 % aktiviteter av medelhögt till lågt värde
Allokera 30 % av din tid till brådskande men inte nödvändigtvis viktiga uppgifter.
Ting som att behandla e-post, organisera filer, besvara telefonsamtal, skicka statusuppdateringar till teamet, skriva rapporter och vissa möten faller under denna kategori.
Varje gång du öppnar ett e-postmeddelande måste du fatta ett beslut, vilket avbryter ditt flöde. Problemet är att varje enskilt e-postmeddelande kan göra eller bryta mina kommande minuter, nästa timme eller till och med hela dagen.
Medjeviktiga uppgifter kan verka brådskande, men om de inte direkt bidrar till ditt slutmål bör du välja att göra dem efter att du har slutfört uppgifter av högt värde.
Tänk på den här kategorin som underhållsuppgifter. Om du försummar dem helt kommer du att få problem, men du vill inte fokusera på dem på bekostnad av viktigare arbete.
Vem vill ägna huvuddelen av sin arbetstid åt att svara på e-post eller betala räkningar? Vissa uppgifter av lågt värde är lätta att automatisera. Om du upptäcker att du gör samma sak om och om igen varje dag, hitta ett sätt att automatisera det och använd den lediga tiden till något annat.
Oavsett om det handlar om schemaläggning, bekräftelse eller standardarrangemang finns det förmodligen appar som du kan använda.
Vi måste hindra sådana uppgifter från att ta över våra liv, så att vi har tid att ta itu med de verkligt stora utmaningarna som kan göra en verklig skillnad i vårt arbete.
Om du har råd att spendera mindre tid på dessa aktiviteter för att återinvestera den i det som är viktigast, minska den procentuella andel av tiden du spenderar på den här kategorin och gör mer högkvalitativt arbete.
10 % lägre nivå bör göra skillnad imorgon
Hur du avslutar dagen är kritiskt, eftersom det har mycket att göra med hur du börjar nästa dag. Uppgifter i den här kategorin är sådant som inte tillför något verkligt värde till ditt arbete, din vision eller ditt långsiktiga mål, men som kan hjälpa dig att få en bättre start imorgon.
En del människor avsätter mindre än 10 % av sin tid till den här nivån. Det beror på ditt personliga schema. det är upp till dig.
Outom viktiga arbetsaktiviteter har vissa människor andra uppgifter som de måste reda ut men som de inte kan motivera under dagens första timmar.
Du kan använda den här nivån för att skapa en ny att-göra-lista eller utvärdera den gamla – se till att du är där du behöver vara när det gäller de här aktiviteterna och att du har åstadkommit så mycket som möjligt. Om inte, gör en bättre plan för morgondagen.
Du kan också se över ditt schema för nästa dag. Eller använda en del av tiden till att städa upp. Innan du går ut genom dörren kan du ta några minuter för att slänga eventuella sopor, organisera dina papper och städa ditt skrivbord. Detta kommer att ge den där känslan av en nystart när du kommer nästa morgon.
Om du inte har någon plan för din pendling hem kan du schemalägga saker att göra under pendlingen – vad du ska läsa, poddar du kan lyssna på för att koppla av efter ett hektiskt schema.
Självklart kan dessa kategorier revideras så att de återspeglar din unika situation och ditt schema. – Du kan ändra det till 50-30-20 eller 70-20-10, beroende på dina personliga omständigheter.
Prioritering och optimering av din tid kan ge dig mer tid att fokusera på det som verkligen är viktigt – att få mer uträttat på kortare tid. Tanken är att du ska skapa optimala förutsättningar för framgång genom att kategorisera dina uppgifter så att du kan använda din tid på bästa sätt.