En trialbalans är en förteckning över alla kontosaldon från bokföringsböckerna vid ett visst datum, för att se om det totala debetsaldot är lika stort som det totala kreditsaldot. Begreppet dubbel bokföring ser till att två summor, till exempel kreditsaldon och debetsaldon vid ett visst datum, måste stämma överens. Om summorna inte är likvärdiga bör det finnas något misstag eller fel i bokföringen.
För att förbereda en försöksbalans måste huvudbokskontona balanseras, liksom kassaboken. Sedan listas saldona med kreditsaldon och debetsaldon i olika kolumner. Summan av kreditsaldona måste motsvara summan av debetsaldona (se även En översikt över dubbel bokföring). Provbalansen stämmer om summan är likvärdig.
Restriction Of A Trial Balance
Som nämnts ovan skulle det vara ett fel i bokföringen om summan av kredit- och debetsaldon (Se även Förståelse för kredit och debet i verksamheten) inte stämmer överens. Det tyder dock inte på att det inte finns några fel, även om provbalanserna stämmer överens (Se även 5 fördelar med korrekt bokföring). Följande är sex typer av fel som inte påverkar provbalans.
Fel genom utelämnande
Fel genom utelämnande inträffar när en bokföringspost försummas i räkenskapsböckerna. På grund av att varken kredit- eller debetsaldo matas in för transaktionen skulle utelämnandet inte påverka försöksbalansen, även om det ibland kan spåras när bankavstämningen utförs, om det är en bankrelaterad transaktion.
Commissionsfel
Commissionsfel inträffar när en bokföringstransaktion matas in på det felaktiga kontot men ändå i samma klass som det korrekta kontot. Exempelvis är betalningen av telefonräkningen felaktigt bokförd på elkontot. Både telefon- och elkonton är dock kategoriserade under kostnadskonton.
Principfel
När en transaktion bokförs felaktigt på ett konto som är i en annan kategori än det korrekta kontot uppstår ett principiellt fel. Till exempel ska betalning för bensin för ett fordon föras in på kontot för driftskostnader för motorfordon som är ett kostnadskonto, men det förs felaktigt in på kontot för motorfordon som är ett konto för anläggningstillgångar.
Fel vid ursprunglig bokföring
Fel vid ursprunglig bokföring inträffar när ett felaktigt belopp för en transaktion förs in i boken för ursprunglig bokföring. Som exempel kan nämnas att en försäljningsfaktura på 350 RM skrivs in i försäljningsjournalen som 35 RM.
Reverse Posting Of Transactions
Detta fel inträffar när ett konto som ska debiteras felaktigt bokförs som en kreditpost, och det konto som ska krediteras debiteras. Exempelvis debiteras en betalning som erhållits från en gäldenär återigen på gäldenärens konto (det ska krediteras) och krediteras på bankkontot (det ska debiteras).
Kompenserande fel
I samband med kompenserande fel upphäver två eller fler än två fel varandra och är därför svåra att spåra. Till exempel, en faktura på 1 200 RM i försäljningsjournalen bokförs på kundens konto med 1 000 RM. Samtidigt minskas summan i försäljningsjournalen med 200 RM. Därför skulle kreditsaldot på försäljningskontot och debetsaldot på kundens konto vara underskattade med RM200.
Om du fortfarande har hittat fel i balanseringen av din provbalans kan du söka hjälp hos vår bokföringsbyrå i Johor Bahru.