En av pelarna i varje projekt är arbetsfördelningsstrukturen (WBS) och den tillhörande WBS-ordboken. Oavsett om du är en entreprenör som presenterar projektets baslinje eller kunden som granskar baslinjen, är WBS och WBS-ordboken din Rosetta-sten för att förstå hur de olika delarna av ett projekt i slutändan kommer att knytas samman och i slutändan leverera det du vill åstadkomma med ditt projekt.
WBS är den hierarkiska indelningen av projektet efter leveranser. Det är den faktiska struktur som vi är vana vid att se och använda för att organisera projektet. Den gör det möjligt för oss att dela upp omfattningen i mer hanterbara delar och ger oss en rapporteringsstruktur som vi använder för att planera, registrera prestationer och faktiska värden. Den hierarkiska strukturen gör det möjligt för oss att borra nedåt och titta på projektet på den lägsta nivån, att rulla uppåt för att titta på det som helhet, eller någonstans däremellan. WBS är utmärkt för dessa saker. Det som inte alltid är uppenbart när man tittar på WBS är hur arbetet förhåller sig till Statement of Work (SOW), som ofta inte är strukturerat på samma sätt som WBS.
Figur 1 – Work Breakdown Structure
WBS Dictionary, förutom att utöka den enkla enradiga beskrivningen av WBS-elementen, kopplar WBS till Statement of Work (SOW). WBS-ordboken är vanligtvis ett kalkylblad som listar WBS, namnet på WBS-elementet, en beskrivning av arbetet i det elementet som ett minimum. Dessutom har en bra ordbok ett fält som anger vilket avsnitt i SOW som omfattas av WBS-elementet. Denna kartläggning kopplar de två strukturerna till varandra och öppnar många möjligheter att förstå hur projektet är planerat, hur det fungerar och vad det kostar. En WBS-ordbok kan se ut som exemplet nedan:
Den sista kolumnen i exemplet visar hur WBS-element på lägsta nivå är relaterade till SOW. I exemplet ser du att varje element är relaterat till två olika paragrafer i SOW. Det första är gemensamt för alla element; låt oss säga att det är paragrafen om projektledning i SOW. Denna koppling visar att projektet kommer att planera, utföra och samla in faktiska värden för projektledning i varje enskilt element. Varje element är också kopplat till ett unikt stycke som kan innehålla specifika krav i samband med kommunikationens omfattning av arbetet. Varje WBS-element bör vara kopplat till minst ett stycke i SOW, men vanligtvis kommer de att vara kopplade till flera stycken. Om du har ett WBS-element som inte är kopplat till ett SOW-avsnitt måste du fråga dig ”varför gör vi det här?” eftersom det uppenbarligen inte är en del av kontraktet. Omvänt bör varje SOW-avsnitt vara relaterat till minst ett WBS-element och det berör vanligtvis flera WBS-element.
Så vad ger det dig att ha dessa två strukturer kopplade? Det ger dig möjlighet att titta på ditt projekt i olika dimensioner som öppnar upp för många rapporterings- och analysmöjligheter. Om du till exempel bara tittar på en matris över var de två dokumenten är kopplade kan du snabbt få reda på om du har täckt allt i SOW eller om du utför arbete i ett WBS-element som inte ingår i kontraktet.
Men det är bara början. Tänk på vilken information som samlas in i ett SOW-avsnitt. All denna information kan nu relateras till en WBS, vilket innebär att den kan relateras till en tidsplan, prestanda från ett system för förtjänat värde, organisationen som utför arbetet eller faktiska värden från ditt redovisningssystem.
Om du tittar på de relationer som finns mellan WBS-element i tidsplanen kan du se hur olika SOW-paragrafer är kopplade och om det är meningsfullt eller inte. I exemplet med WBS-ordlistan ovan kan man förvänta sig att se kopplingar mellan komponenttestning (1.3.1) och systemtestning (1.3.2). Om dessa länkar inte finns skulle det vara en röd flagga för ditt projekt som bör undersökas.
Exemplet med relationerna skrapar bara på ytan. Resultat och faktiska kostnader kan fördelas tillbaka till punkterna i SOW. Kopplingen kanske inte är exakt, du kanske måste allokera faktiska kostnader som är kopplade till en WBS till flera SOW-paragrafer, men denna synlighet är fortfarande värdefull. Du kan också gå in i SOW-paragraferna och se hur element inom dessa paragrafer hänger ihop. Exempelvis identifierar SOW-avsnitt vanligtvis de leveranser som påverkas av ett SOW-avsnitt. En enkel mappning av en leverans till ett SOW-avsnitt, som länkas tillbaka via WBS-ordlistan, öppnar dörren för att titta på alla de attribut som diskuterats ovan per leverans. Lägg sedan till ytterligare fält i WBS-ordlistan (kontraktsnummer, kontrollkontohanterare, kontrollkontoflaggor etc.) och möjligheterna växer.
Om WBS-ordlistan används på rätt sätt blir den mycket mer än ett dokument som beskriver arbetet. Det blir ett projektkalejdoskop som gör att du kan titta på dina projektdata på ett oändligt antal sätt.