Maksettavien tilien tarkastukset voivat usein tuntua pelottavalta. Yritykset etsivät mieluummin palkintoja tulevaisuudesta eivätkä mieti menneisyyttä. Mutta älä anna pelkojen pidätellä sinua. Kirjanpidon tilintarkastus voi paljastaa petokset, virheet ja muut ongelmat, jotka saattavat vaarantaa liiketoimintasi, ja säästää näin pitkällä aikavälillä korvaamatonta aikaa ja rahaa.
Oikein suoritettuna AP-tilintarkastus ei ainoastaan vahvista, noudatatko sääntöjä, vaan se myös osoittaa, miten voit hoitaa liiketoimintaasi tehokkaammin. Muista, että ulkopuolisen tilintarkastajan maksaminen siitä, että hän viettää päiväkausia paperiarkistossasi, kuuluu nyt menneisyyteen Älykkäät ohjelmistoratkaisut tallentavat kaikki tietosi yhteen paikkaan, minkä ansiosta voit suorittaa laajan kirjanpitotarkastuksen vain napin painalluksella.
AP-tarkastukset: Why They Matter
Yksikertaisesti sanottuna AP-tarkastus on organisaation maksettavan kirjanpidon riippumaton ja järjestelmällinen tarkastelu. Siinä tarkastetaan, onko tapahtumat kirjattu asianmukaisesti ja antavatko nämä kirjaukset oikean kuvan liiketoiminnastasi. Hyvin laadittu tilintarkastusraportti kertoo, miten liiketoimintasi sujuu ja missä asioissa voit parantua.
Monille yhdysvaltalaisille yrityksille ostovelkojen tilintarkastukset eivät ole vapaaehtoisia. Sen jälkeen, kun Sarbanes-Oxley Act otettiin käyttöön vuonna 2002, useimpien julkisten yritysten on toimitettava kirjanpitonsa ulkoiseen tilintarkastukseen. Tilintarkastajat tarkistavat, että yrityksen kirjanpito noudattaa yleisesti hyväksyttyjen kirjanpitoperiaatteiden (GAAP, Generally Accepted Accounting Principles) mukaisia standardeja. Vaikka sääntöjen noudattaminen aiheuttaa yrityksille lisätyötä, laajamittaiset yritysskandaalit ovat nykyään paljon epätodennäköisempiä kuin aiemmin.
Monet rahoitusalan ammattilaiset pitävät tilintarkastuksia välttämättömänä pahana. Kirjanpidon tarkastukset saattavat paljastaa virheitä, petoksia tai muita seikkoja, jotka voivat aiheuttaa työntekijöille ongelmia. Käytännössä ei ole mitään syytä pelätä, ellei sinulla todella ole jotain salattavaa. Suhtaudu auditointeihin kuin ajoneuvon turvatarkastukseen – haluaisithan tietää, jos jarrujesi olisivat antamassa periksi?
AP-tilintarkastus 101: Opas aloittelijoille
Ei ole olemassa mitään tiettyä tapaa suorittaa AP-tilintarkastus. Tarkastajat valitsevat menetelmänsä tietyn yrityksen koon ja muodon sekä tarkastuksen halutun perusteellisuuden perusteella. GAAP-säännösten täytäntöönpano vaihtelee osavaltioittain, ja joissakin osavaltioissa pörssiyhtiöt voivat julkaista lisäraportteja, joiden ei tarvitse noudattaa GAAP-standardeja.
Näistä eroista huolimatta tilintarkastajat tarkastavat yleensä kirjanpidon täydellisyyden, oikeellisuuden ja sääntöjenmukaisuuden ja katsovat, onko ostovelkojen saldo ilmoitettu asianmukaisesti tilinpäätöslaskelmassa. Yhdessä nämä varmistavat, antavatko yrityksen kirjanpito todella oikean kuvan liiketoiminnasta.
Kassatilintarkastus koostuu yleensä neljästä vaiheesta: suunnittelusta, kenttätyöstä, tarkastuskertomuksesta ja seurantatarkastuksesta.
Kassatilintarkastuksen suunnittelu
Suunnitteluvaiheessa tilintarkastajat ilmoittavat yritykselle, että tilintarkastus on menossa. Seuraava vaihe on yleensä virallinen kokous, jossa keskustellaan arvioinnin laajuudesta ja tavoitteista. Tämän kokouksen perusteella tilintarkastaja laatii suunnitelman itse tarkastusta varten.
Accounts Payable Audit Procedures
Kenttätyövaiheessa tilintarkastajat sukeltavat työhön. He viettävät useita päiviä tai viikkoja seulomalla yrityksen kirjanpitoa, ennen kuin he kokoavat tietonsa raportiksi, jossa esitetään yhteenveto havainnoista ja niiden arvioinnista.
Tilinpäätöstarkastuksen raportointi
Kun kenttätyö on saatu päätökseen, havainnot kootaan lopulliseen tilintarkastuskertomukseen.
Tilinpäätöstarkastuksen seurantakatselmus
Myös raportin valmistuminen ei tarkoita, että työ on ohi. Viimeinen vaihe on, että tilintarkastaja tekee seurantatarkastuksen vuoden kuluttua tarkistaakseen, onko halutut tulokset saavutettu.
How To Make Your Audit a Breeze
Vaikka olemme jo pitkällä digitaaliaikakaudella, monet kirjanpidon tarkastukset tehdään edelleen käsin. Jos et kestä nähdä tilintarkastajan etsivän laskujen neulaa paperin heinäsuovasta, et ole yksin. Onneksi nyt on olemassa tehokkaampi tapa tehdä tarkastuksia. Sähköinen laskutus ja sähköiset maksut tekevät siitä helppoa.
Vaihtaessasi AP-automaatio-ohjelmistoon varmistat nopeamman, halvemman ja yksinkertaisemman tilintarkastuksen, koska kirjanpitosi on helpompi löytää. Kun tilintarkastajat saavat vain lukuoikeuden kirjanpitoosi, heidän työnsä voi olla tehty vain kahdessa tai kolmessa tunnissa, kun taas perinteisellä tavalla kirjanpitoa tarkastamalla he joutuisivat viettämään toimistossasi päiviä tai viikkoja.
Etkö vieläkään uskalla luopua paperisesta kirjanpidostasi? Muista, että pelkkä paperi tarjoaa hallinnan illuusion. Tietueet voivat joutua väärään paikkaan, ne voidaan vahingossa silputa tai ne voivat yksinkertaisesti kadota. Paperi on itse asiassa tehokkuuden vastakohta: Se tekee lasku- ja maksuprosessista vähemmän näkyvää ja siten vaikeammin seurattavaa.
How to Detect Fraud in an AP Audit
Jos et ole vieläkään vakuuttunut siitä, että automatisoitu kirjanpitoratkaisu sopii sinulle, mieti yhtä tilintarkastusten päätarkoituksista: petosten havaitsemista. AP-osastot ovat erityisen alttiita petoksille, koska ne käsittelevät suuren määrän tapahtumia. Association of Certified Fraud Examiners arvioi, että keskimääräinen organisaatio menettää 5 % vuotuisista tuloistaan petosten vuoksi.
Peräisin petoksen muoto on laskujen väärentäminen. Jos laskua on käsitelty korjausnesteellä tai jos siitä puuttuu tärkeitä tietoja, hälytyskellojen pitäisi soida. Sama pätee kaksoiskappaleisiin tai valokopioituihin laskuihin. Automaattisen sähköisen laskutusratkaisun käyttöönotto on helpoin tapa tehdä tämäntyyppisistä petoksista menneisyyttä.
Muut petostyypit voivat olla vaikeampia havaita. Petoksentekijät tietävät, että tilintarkastajilla ei ole aikaa tarkistaa jokaista yksittäistä laskua, mikä antaa mahdollisuuksia onnistuneeseen tietojen manipulointiin. Tässä automaatio voi jälleen kerran tarjota lisäturvaa. Automatisoidut menettelyt luovat välittömän kirjausketjun ja helpottavat yleisten petosindikaattoreiden etsimistä, kuten laskut, jotka alittavat juuri ja juuri hyväksymismäärät, pyöristetyt laskut ja myyjät, joilla on postilokero-osoite. Mikään järjestelmä ei ole täysin petoksentorjuntakelpoinen, mutta digitaaliset ratkaisut helpottavat petosten havaitsemista ja ennaltaehkäisyä.
Vahvan ostoreskontraosaston ansiosta kirjanpidon tarkastusmenettelyjä ei tarvitse enää pelätä. Digitaalisuuteen siirtyminen tekee tilintarkastuksesta nopeampaa, helpompaa ja halvempaa. Mikä tärkeintä, pelissä mukana pysyminen on helppoa ja tarjoaa sinulle enemmän aikaa edistykselliseen strategiaan – kuten yrityksesi taloudellisen tulevaisuuden suunnitteluun.