Miten tätä opasta voi käyttää?
Tämä on lyhyt opas yritysraportointiin. Se on tarkoitettu auttamaan henkilöitä, joiden on nopeasti perehdyttävä yritysraportoinnin käsitteisiin. Kohderooleihin kuuluvat projektipäälliköt, liiketoiminta-analyytikot ja järjestelmäarkkitehdit. Riippumatta siitä, hallinnoitko liiketoiminnallisia ja toiminnallisia vaatimuksia, arvioitko työkaluja vai suoritatko virallista toimittajan valintaprosessia, tätä opasta voi käyttää kolmella tavalla:
- Sanasto – Raportoinnin keskeisten ideoiden perusmääritelmät, joissa on linkkejä lisälukemistoon.
- Tarkistuslista – Raportin suunnitteluelementit sekä liiketoiminnalliset ja toiminnalliset vaatimukset, jotka sinun on otettava huomioon.
- Ohje – Yritysraportoinnin toimittamiseen liittyvien vaikeiden organisaatiokysymysten ennakointi ja käsittely.
Painopisteenä tässä oppaassa on tietojen tehokas toimittaminen johtajille. Tämä opas ei auta sinua erityissisällön eli sen suhteen, mistä organisaatiosi tulisi raportoida (talous, toiminta jne.). Siinä ei myöskään tarkastella raportointi- ja BI-toimittajia ja -konsultteja.
Mitä on yritysraportointi?
Määrittelen yritysraportoinnin (tai johdon raportoinnin) säännölliseksi tietojen toimittamiseksi organisaation päätöksentekijöille heidän työnsä tueksi. Nämä raportit voivat olla kaavioita, tekstiä ja taulukoita, ja niitä levitetään tyypillisesti intranetin kautta säännöllisesti päivitettävinä verkkosivuina (tai ”yritysportaalina”). Vaihtoehtoisesti ne voidaan lähettää sähköpostitse suoraan käyttäjille tai ne voidaan yksinkertaisesti tulostaa ja jakaa perinteiseen tapaan.
Yritysraporttien tyypit
- Mittareiden hallinta – Monissa organisaatioissa liiketoiminnan suorituskykyä hallitaan tulossuuntautuneiden mittareiden avulla. Ulkoisille ryhmille nämä ovat palvelutasosopimuksia (SLA). Sisäiselle johdolle ne ovat Key Performance Indicators (KPI). Tyypillisesti on sovittu tavoitteista, joita seurataan tietyn ajanjakson aikana. Niitä voidaan käyttää osana muita johtamisstrategioita, kuten Six Sigma tai Total Quality Management (TQM).
- Mittaritaulut – Suosittu ajatus on esittää erilaisia indikaattoreita yhdellä sivulla, kuten auton kojelauta. Tyypillisesti myyjät myyvät sinulle ”purkkiraportteja” (valmiita raportteja, joissa on staattisia elementtejä ja kiinteä rakenne). Tämän lähestymistavan pitäisi kuitenkin antaa käyttäjille mahdollisuus muokata kojelautanäkymää ja asettaa tavoitteita eri mittareille. On tavallista, että suorituskyvylle määritellään liikennevalot (punainen, oranssi, vihreä), jotta johdon huomio kiinnittyy tiettyihin alueisiin.
- Tasapainotettu tuloskortti (Balanced Scorecards) – Kaplanin ja Nortonin kehittämä menetelmä, jonka avulla pyritään esittämään kokonaisvaltainen näkemys organisaation menestyksestä. Taloudellisen suorituskyvyn lisäksi ne sisältävät myös asiakas-, liiketoimintaprosessi- sekä oppimis- ja kasvunäkökulmat. (Kannattaa lukea tästä, jos ei ole varma, millaisista asioista raportoida.)
Out of Scope
- Ad Hoc -analyysit – Tehdään yleensä kerran tiettyä aloitetta varten, eikä niihin sen jälkeen enää palata. Niihin liittyy usein mallin rakentaminen laskentataulukkoon, jotta voidaan tutkia ”mitä jos” -skenaarioita. Vaihtoehtoisesti ne voidaan tehdä kirjallisena toimeksiantona tai kertaluonteisena raporttina johdolle.
- Vuorovaikutteinen kysely – Parhaimpana esimerkkinä OLAP-analyysi, jolla viitataan erityiseen teknologiaan, jonka avulla analyytikko (tai asiantunteva johtaja) voi manipuloida suoraan tietojen esitystapaa. Analyytikko voi valita ulottuvuuksia (esim. aika, paikka, osasto, työntekijä jne.) ja ”porautua” (laajentaa) ja ”rullata” (sulkea) tietoja.
- Tiedonlouhinta (ja kehittynyt tilastotiede) – Tässä käytetään neuroverkkojen ja koneoppimisen kaltaisia tekniikoita uusien, mielenkiintoisten ja hyödyllisten kuvioiden löytämiseksi tiedoista. Tämä soveltuu parhaiten analyyseihin, kuten luokitteluun, segmentointiin, klusterointiin ja ennustamiseen.